Hay muchas formas de organizar una convención de empresa.
Hasta no hace mucho las convenciones de empresa eran algo muy corporativo, tradicional, serio e incluso un poco aburrido. Muy convencional, vaya …
Pero afortunadamente este tipo de eventos también ha evolucionado y cada vez nos encontramos con convenciones de empresa la mar de originales.
¿Quieres saber cómo organizar una convención de empresa nada convencional?
Pues lee los 10 tips que vienen a continuación.
¿Cuándo tienen lugar las convenciones?
Generalmente, las convenciones de empresa se celebran a final del ejercicio económico (en diciembre) o antes de las vacaciones de verano (junio o julio), coincidiendo con la finalización del curso escolar.
En ambos casos tiene sentido, pues se muestran los resultados de períodos enteros.
Pues hay algunas empresas que quieren desmarcarse y están celebrando sus convenciones en septiembre.
¿Por qué?
Septiembre es un mes géminis. Tiene dos caras. Se nos presenta como un mes gris.
Es cuando volvemos de las vacaciones, ya se nota que los días son más cortos, se acaba el verano y comienza el otoño, …
Pero para los que vemos el vaso medio lleno, septiembre es un mes lleno de oportunidades: nuevos proyectos, nuevas incorporaciones,…
Curiosamente, se empiezan más proyectos y se contrata a más gente en septiembre que en enero.
Es como la vuelta al cole, un curso nuevo. Volver a empezar.
Por este motivo hay empresas que deciden celebrar su convención en este mes. Para que sus empleados vuelvan de sus vacaciones y encuentren una motivación.
Y es que en realidad, el objetivo oculto de este tipo de evento es la motivación. El hacer equipo y hacer sentir al trabajador que está en la mejor empresa del mundo.
Qué es una convención de empresa
Una convención de empresa es un evento dirigido a toda la plantilla (no confundir con convención de ventas), en el que principalmente se habla de resultados y proyectos futuros.
El colofón final lo pone una buena cena y una fiesta por todo lo alto.
Ya sabemos que los eventos son algo vivo y que para captar la atención de nuestros asistentes es necesario que sea participativo y en el que se pueda interactuar.
Hace tiempo que los eventos en 2D pasaron a la historia.
Ya no nos conformamos con que nos presenten una información y ya está. Nosotros queremos interactuar con esta información.
La comunicación con los asistentes de nuestro evento es completamente esencial. Y ha de ser realmente eso: COMUNICACIÓN.
Ha de ser bidireccional. Es decir, debe haber preguntas de un lado y respuestas del otro.
Si no, lo que estamos haciendo es informar. La información sí es unidireccional. Y aunque siempre hay una parte de información en una convención, el porcentaje debe ser mucho menor que el destinado a comunicación.
Claro que debe haber un espacio para presentar los resultados y evolución de la empresa. Sí, esto es informativo, pero hay diferentes maneras de amenizarlo y que aparente ser más bidireccional de lo que es realmente.
Recordad que un evento debe ser una experiencia. Y en un evento interno tiene aún más importancia, porque convencer al de casa suele ser siempre mucho más difícil que convencer al de fuera.
¿Y cómo podemos celebrar una convención de empresa poco convencional?
O al menos diferente de lo que se suele hacer.
Pues aquí comparto con vosotros 10 tips para lograrlo.
10 Tips para organizar una convención de empresa
1. Un discurso que llegue
Tradicionalmente, en alguna parte del evento, ya sea al inicio, durante la cena, etc., hay un discurso por parte del presidente de la empresa.
En él habla brevemente de cómo ha ido el curso y después ya se pasa a presentar los datos del mismo:
- Ventas
- Evolución
- Productos más vendidos
- Beneficios
- Etc
Estoy de acuerdo que esto es necesario. Para eso se hace la convención de la empresa, para informar a todos de dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos.
Pero reitero que hay maneras de hacerlo, y que, ha de ser lo más comunicativo posible, aunque no deje de ser información.
Hay reside el truco precisamente.
Por eso hemos de encontrar un discurso corto, pero intenso y motivacional. No queremos que la gente se aburra y esté pensando en el catering.
Aunque sea inevitable.
Y elegir a la persona ideal para ello no es fácil. Quizá el presidente no sea el más adecuado. O sí, depende de su personalidad.
Tal vez es mejor que simplemente salude y que haga ese discurso alguien que tenga buenas cualidades para eso.
Puede ser el director de ventas, el director de marketing, o quizá lo mejor sea contratar a un speaker profesional.
Lo importante es el mensaje que se quiere transmitir y hay que trabajarlo mucho. Debe motivar a todas las personas que lo escuchan (los empleados) para que sigan dando lo mejor de ellos mismos.
2. Un año de preparación
La convención de empresa es algo que necesita mucha preparación.
A parte de elegir el lugar donde se celebrará y los servicios que se necesitarán (catering, sonido, espectáculos, etc) hay que centrarse en lo realmente importante.
Porque los protagonistas de la convención son la empresa y los empleados.
Personalmente opino que el departamento de Recursos Humanos está muy desaprovechado en todas las empresas.
Parece que sus funciones se centran en contratar y despedir a la gente. Pero están preparados para hacer mucho más que eso.
Es un recurso muy valioso que hay que aprovechar.
Recordad a los empleados por qué están aquí y para qué y hacédselo sentir de veras.
Aprovechad la preparación de la convención para tener minieventos o simplemente reuniones en las que se puedan conocer cómo se siente realmente la persona.
Qué inquietudes tiene y cómo le gustaría enfocar su puesto, qué mas puede aportar, etc.
3. Fomenta la participación de todos
Pregunta cómo les gustaría que fuera la convención de empresa, qué actividades les gustaría hacer, qué les gustaría encontrarse, temática, sugerencias, propuestas, etc.
Ya la organice la propia empresa o bien si se contrata a una agencia externa, es muy importante que el cliente interno al cual va dirigido el evento (los empleados) aporten su visión.
Se sentirán parte del evento y así crearás experiencias, que es otro de los objetivos.
Que vean que está hecho por, para y pensando en ellos.
4. Información interactiva
Ya lo hemos comentado unas líneas más arriba y es algo en lo que se insiste mucho.
Los asistentes a los eventos no se conforman con asistir y ser una parte observadora pasiva del mismo.
Quieren participar. Y nosotros queremos que participen porque han de formar parte de ello.
Por tanto, como hay que incluir una parte informativa (e incluso formativa) en la convención, no lo hagamos de manera convencional.
No hagamos una presentación en Powerpoint en la que a los 10 minutos todos pierdan la atención y se aburran.
Prepara pantallas, tablets o dispositivos interactivos en los que aparezca la información que quieras dar.
Que puedan ir a aquellas partes que más les interesa, que puedan buscar todas aquellas palabras o conceptos que no entiendan o deseen conocer mejor.
Y que esté presentado de una forma amena.
De esta forma captarás mucho mejor su atención y el mensaje que quieres dar, toda esa información, calará mucho más hondo.
5. Gamifica
La gamificación puede ser otra actividad de teambuilding. Lo ideal es fomentar la unión en la empresa y el trabajo en equipo.
Pero también se puede utilizar individualmente.
Qué mejor manera de aprender o de conocer una información que jugando.
Propón varios juegos que tengan que ir solucionando a lo largo de la convención y que les lleve a un obsequio final.
No tiene por qué ser un regalo físico. Puede ser un vídeo resumen de la última convención o algún mensaje final.
Mejor si es algo que les llegue, que emocione.
6. Facilita el networking y la comunicación entre empleados
La convención de empresa, al igual que en las actividades de teambuilding es el momento ideal para crear sinergias entre empleados.
Para que se conozcan mejor entre ellos y que se establezcan relaciones con otros departamentos con los que no suelen trabajar.
Al final todos tendemos a juntarnos con nuestros amigos de siempre y los compañeros con los que tenemos más afinidad. Intentemos dejar eso para el momento del catering y la fiesta final.
Crea actividades que fomenten la comunicación y el networking entre empleados, en los que se entienda por qué el trabajo de todos es tan importante para que el engranaje funcione.
Que se comprenda mejor en qué consisten los departamentos, para qué sirven y qué funciones realizan las personas que trabajan en ellos.
Todos se sentirán mucho más reconocidos.
7. Tematiza la convención
Elegid un tema para la convención y que la decoración y algunas actividades o juegos sigan su hilo conductor.
Que los empleados propongan temáticas y que voten entre las tres más repetidas, por ejemplo.
Hay infinidad de temas:
- Algún país en concreto o ciudad
- Películas
- Libros
- Deportes
- Etc
8. Elige un lugar diferente
Si el presupuesto y la logística lo permite, intenta encontrar un espacio más creativo y diferente, para causar efecto wow entre los asistentes.
No olvidemos de que en los eventos, ya sean internos o externos, se busca fomentar la experiencia.
Si no tenemos más remedio que utilizar un lugar más convencional, como un hotel, hagamos que se salga de lo convencional.
Ya sea mediante la decoración o simplemente el concepto.
Exprimamos al máximo la creatividad.
9. Catering para todos
El momento más esperado por todos los que asisten a la convención de empresa es sin duda el catering y la fiesta final.
Por eso es importante hacer una buena elección y pensar en todos los gustos y necesidades.
Que haya un rincón solo para celíacos, opciones para veganos y vegetarianos e información suficiente para todas aquellas personas que sufren intolerancias a algún alimento.
10. Saca conclusiones
Una convención de empresa es un evento interno, pero no por eso nos tenemos que olvidar de medir.
No olvidemos que tiene unos objetivos, que se hace para algo. No es una simple fiesta para reunir a los trabajadores y ya está.
Aquí también utilizamos el ROI.
La tecnología nos permite recoger datos para poder elaborar un análisis posterior.
Pero los métodos tradicionales como las preguntas, encuestas y entrevistas siempre se utilizan porque también son muy efectivos.
Lo bueno, es que además se pueden combinar.
Es un buen momento para obtener toda la información posible de tus empleados, de cómo se sienten en la empresa, de cómo la perciben, etc.
Y utiliza esa información. Plantéate cómo mejorar y en qué.
Conclusión
Aunque siempre se le dé más importancia a los eventos externos, dirigidos sobretodo al público objetivo y clientes, destinados a las ventas y activación de marca, los eventos internos son igual de relevantes.
Dentro de los eventos internos, quizá el más importante es la convención anual de empresa.
Tienes dos opciones:
- Celebrar una convención típica
- O bien, que sea mucho más que eso en la que la participación de todos juega un papel más importante
Es un momento muy oportuno para vender la empresa, sobretodo a las nuevas incorporaciones y motivar a las personas que más tiempo llevan con nosotros.
Para que conozcan más la compañía y el por qué de las cosas. Las dos partes aprenden, se crean sinergias, se fortalecen relaciones.
Recurrir a las tecnologías, métodos novedosos y otros recursos nos ayudan a ofrecer una experiencia única al asistente y conseguir nuestros objetivos.
Y recordad que esto no solo pueden hacerlo grandes corporaciones.
Todas las empresas, por pequeñas que sean y aunque tengan un presupuesto muy pequeño, pueden y deben realizar su convención y su serie de eventos internos cada año.
Por eso recomiendo que contactes con una empresa de organización de eventos para que juntos creéis una inolvidable convención para tu empresa.
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