Hace algunas semanas hablábamos de la fase del Pre-Evento en otro post de nuestro blog.
Después de diseñar todo el concepto, planificar y organizar todo. Cuando ya hemos tachado todos los elementos de nuestra check list, entonces llega el momento de la verdad: El Evento.
El Evento
No olvidemos que es una poderosa herramienta de comunicación y que se convierte en algo rentable a medio-largo plazo (ROI), si se ha diseñado y organizado correctamente.
Sobretodo si cuidamos de la tercera etapa, el Post-Evento, tanto como de las otras dos fases. Ésta última suele ser siempre la más olvidada y es un error que no se debe cometer.
Sabemos que es muy difícil, pero el día anterior duerme y descansa bien, y el día D, tómatelo con calma, disfruta del momento, dirige y ¡No corras!
El día de antes una última reunión con el equipo para supervisar que todo está OK, que todos han entendido bien sus tareas y responsabilidades y que está todo claro, también es primordial para que el evento se lleve a cabo con éxito.
Será el momento en el que surjan dudas de última hora y algunos imprevistos.
Empieza lo bueno
Suena el pistoletazo de salida. Se encienden los focos del escenario y se abren el telón. Comienza el evento.
Es una situación extraña. Realmente es un momento estresante porque estás pendiente de muchas cosas, pero si no empiezan a salir problemas de debajo de las piedras, es un momento que disfrutas a la misma vez.
A las agencias de eventos nos encanta saborearlo.
Porque es el instante en el que todo lo que habéis estado montando los últimos meses empieza a funcionar.
Es como cuando fabricas una maqueta mecanizada. Has estado disfrutando del diseño y montaje de la maqueta y ahora que comienza a funcionar, te mueres de miedo porque se pueda parar en cualquier momento.
Pero también disfrutas viendo lo bonita que ha quedado. Pues lo mismo pasa con un evento.
Preocúpate de tu equipo
Si todo está bajo control, no es necesario que vayas de aquí para allá todo el tiempo. Pero sí tienes que estar comunicado con tu equipo en todo momento e ir supervisando que todo va bien.
Además de comunicaros con walkie o móvil, si tienes la oportunidad, visita personalmente a las personas de tu equipo periódicamente.
Podéis estar conectados una vez cada hora o hora y media (lo que consideres), pero intenta al menos una vez durante el evento hablar presencialmente con los miembros de tu equipo.
Genera mucha confianza, tranquilidad y no se sienten abandonados.
Sé positivo en todo momento. Aquí es cuando más hay que poner en práctica el dicho «al mal tiempo, buena cara». Si la planificación ha sido correcta tienes varios planes por si hay algo que sale mal.
¡Así que todo controlado! Cuando surjan imprevistos o se produzcan problemas, sonríe, calma a tu gente y ayúdales y dales soporte para que se solucione.
Ves enviando mensajes de ánimo de vez en cuando, e incluso, si el tiempo te lo permite, bromea con ellos.
Obsérvalo todo
Además de coordinar, tómate tiempo para observar con atención cómo se está desarrollando el evento. Esto es muy importante porque te permitirá recoger información sobre él.
Cuanto más podamos observar el evento, las reacciones del público, etc., más información tendremos para la fase de post-evento y para poder evaluar el ROI.
Un evento tiene un objetivo y dentro de la fase de «celebración» ya podemos comenzar a medir su efectividad. De hecho no hay que esperar a que termine para empezar a recoger datos.
También es momento de disfrutar del catering, hacer nuevos contactos y saludar a aquellas personas que ya conoces. Es un momento muy dulce.
Final
Una vez que todos los asistentes se han marchado y comienza el desmontaje, es el momento de reunirte de nuevo con tu equipo para comentar cómo han ido todos los aspectos del evento.
Es el momento de agradecer a tu gente su trabajo, paciencia y dedicación. Pero agradecer de verdad. Está muy bien un «Gracias, chicos».
Pero hazles saber lo bien que han trabajado en todo el proceso, lo bien que han sabido solucionar los problemas que han surgido y su buen hacer a la hora de gestionar las crisis.
Recuerda que el éxito de un evento nunca es mérito de una sola persona, si no de todas aquellas que forman el equipo y que hacen que el engranaje funcione.
Y si todo ha ido bien, también ha sido gracias a ellos en la misma medida.
Ahora que ya has cautivado a tu audiencia ¡no la dejes escapar! Esto es algo que hay que trabajar en la siguiente y última etapa: El Post-Evento.
¿Quieres saber más?
Pues permanece atento, próximamente dedicaremos un post a esta importante etapa del evento.
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