En otro artículo os hablaba de la profesión del organizador de eventos.
A todo el mundo le encanta este trabajo.
– ¡Qué bonito!
– Seguro que te lo pasas genial.
– Ya me gustaría a mí, me encanta ese trabajo.
– A mí también me encanta organizar fiestas.
Y es cierto. Es una profesión apasionante.
Pero tiene una parte muy oscura. Es muy demandante, estresante y tienes que lidiar con las preocupaciones y exigencias de los clientes, lo que nunca es fácil. Has de tener mano izquierda, ser práctico, resolutivo y con una atención enfermiza al detalle.
Aunque la gran parte de las veces, el evento es un éxito y sale muy bien, otras no es así. O incluso, aún yendo todo fenomenal, de puertas para adentro, hay un verdadero caos apocalíptico. Pero se trabaja de forma excelente para que nadie lo note.
Si me preguntan cuál es la principal característica de un organizador de eventos o un event manager, sería ésa: la habilidad y destreza para estar en medio de un incendio y que parezca y demuestre que nos encontramos en el mismísimo edén.
Y muchas veces, sin apenas reconocimiento.
Personalmente, no trabajo para eso. Lo que me obsesiona es que salga todo bien, pero no sólo ese día, sino que se haya trabajado todo el proceso correctamente para que la marca consiga los objetivos establecidos. Que realmente sea estratégico, que sea provechoso y que se obtenga el retorno de la inversión.
Los eventos son muy importantes y son mucho más que una fiesta con buena decoración y catering de lujo.
Pero sólo los organizadores sabemos todo lo que hay detrás y el gran esfuerzo e implicación que aportamos. Nos quita horas de sueño y de vida literalmente.
Por eso, es tan importante para nosotros realizar feedback y que sea sincero. Queremos mejorar y ofrecer el mejor servicio, evolucionar. Pero también merecemos agradecimiento y compresión. La mayoría de las veces los tenemos. Pero hay otras que no y duele mucho. Resulta bastante injusto. Pero la vida es así…
Y lo peor de todo, es que cuando se te pasa el berrinche, estás deseando ponerte con el siguiente evento.
¿Estamos locos los organizadores de eventos? Pues sí, para que lo vamos a negar.
ALGUNAS ANÉCDOTAS QUE HE VIVIDO EN MIS EVENTOS
Como a ti te habrá pasado en los años que llevas en tu profesión y de vida en general, hay miles de anécdotas por contar. Yo no iba a ser menos. Hoy me apetece compartir contigo algunas de estas anécdotas. Da para un libro entero, así que habrá más capítulos.
Éstas son graciosas y divertidas. Hay otras que no lo son y que las describiré en otro artículo, que titularé “lo que aprendí de…”.
Y, como dice un querido amigo mío, al lío.
El pastel de la Bella Durmiente
Las bodas… ¿Qué os cuento de las bodas? Considero que el sector de los eventos es injusto con este subsector. Es como que lo miran por encima del hombro. Una buena (o un) buen wedding planner también es un gran profesional y en el fondo todos sabemos que hay muchas más similitudes de las que estamos dispuestos a reconocer.
Parece que si te dedicas a los eventos corporativos, no puedes dedicarte a las bodas. Es como un tabú.
También se frivoliza mucho con las novias. Sí, a veces se vuelven locas. Se dejan llevar por la emoción, por sus fantasías, por lo que han visto en Disney o en las películas y libros. Son muy exigentes. Pero es un sueño que tienen desde hace mucho. Y los sueños están para cumplirlos.
Eso sí, la tarea de aterrizarlo, hacerlo viable y desestimarlo si no es posible, es tu responsabilidad.
Pues esto érase una vez una novia que quería un pastel enorme y carísimo, pero precioso. Absolutamente de cuento de hadas. Y se lo merecía. Iba a tener una presentación espectacular y una decoración increíble. Además de que tenía que estar buenísimo.
Lo pidió a un proveedor que le había recomendado precisamente un invitado a la boda.
El pastel debía servirse a las 23:00 y el proveedor debía llegar a las 22:00 para dejarlo montado y listo para el momento.
Además, era un momento muy especial. Se trataba de una boda africana y se iban a realizar unos bailes con trajes tradicionales y todo un despliegue. Pues no se pudo hacer y fue un auténtico desastre, con la lógica decepción y desesperación de los novios.
Eran las 22:30 y el pastel aún no había llegado, así que me dispuse a llamar al proveedor. Me dijo que se le había hecho algo tarde y que era mejor llevarlo directamente. OK, dije, y seguí con las tareas de coordinación, que eran muchas.
Pero llegaron las 23:00 y el pastel no estaba allí. Volví a llamar. Iba de camino. La cosa es que la distancia de un punto al otro era de apenas 7 kilómetros. Llegó más tarde de la 01:00.
Imaginad esas horas de nervios en las que todo el mundo me preguntaba, yo totalmente impotente, sin poder hacer nada (estuve a punto de ir yo a buscarlo, pero no era viable) y los novios histéricos, como es normal.
Bastantes invitados se marcharon antes de que llegara el pastel.
Pero bueno, por fin había llegado. 2 horas tarde. El timing a la mierda. El DJ tenía sus horas contratadas y no era culpa suya. Pero lo pudimos arreglar.
Y cuando, veo el pastel… Era esto: literalmente. ¿Os acordáis de esta escena?
Quería morirme. Y los novios querían matar al que habían traído el pastel. Llamé al proveedor y ya no me lo cogió. Le dejé un mensaje de audio tremendo. Pero no había nada que hacer.
Nada podía arreglar aquello.
El hotel se negó a servir ese esperpento y fueron tan amables que nos proporcionaron uno de su cocina y no lo cobraron.
Qué horror. Ahora me río, pero acabé llorando cuando ya todo había acabado y la gente estaba calmada.
La aventura de los eventos en pandemia
Año 2020. ¿Qué se te viene a la cabeza? Pues sí, el maldito coronavirus.
Fue un año muy duro. Qué os voy a contar. Y los dos que lo siguieron fueron la consecuencia del mismo.
Durante un pequeño período se pudieron hacer eventos. Luego los volvieron a prohibir.
Vivías cada día pendiente de las notificaciones de Sanidad y con el corazón en un puño porque en cualquier momento podría ser que tuviéramos que cancelarlo.
En ese momento, las mesas eran máximo de 10 personas y lo teníamos ya todo protocolarizado de manera exhaustiva.
Pues justo la noche de antes, lo cambiaron a máximo 6 por mesa.
Ya nos ves, rehaciendo todo el seating plan, cambiando todo el protocolo y rehaciendo todos los planes de seguridad. Encima, no había suficiente espacio para tantas mesas. Tuvimos que devolver al proveedor de material ésas y pedir más pequeñas. Pero no tenía tanto stock y tuvimos que hacer encaje de bolillos.
Sudamos la gota gorda, pero el evento salió adelante y lo mejor es que nadie se dio cuenta de nada.
Un evento bajo la lluvia
Cuando organizas un evento para personas que no viven en España, aunque sea para europeos y el choque cultural no sea muy grande, siempre hay anécdotas curiosas por la diversidad de costumbres.
Una de las que me llaman la atención es cómo gestionamos las inclemencias del clima.
Mientras que para un español que llueva el día de un evento es un trastorno traumático, para alguien que está acostumbrado a tener ese tiempo atmosférico a diario, no representa más que otro día en la oficina.
Recuerdo un evento para una empresa alemana, creo que de Hamburgo. Querían que todo el evento fuera al aire libre. Nosotros les recordamos la importancia de tener en mente el plan B, pero ellos sólo lo contemplaban en caso de diluvio universal.
Entendieron que los elementos electrónicos y otros materiales que podían estropearse debían estar a cubierto, pero para lo demás, nos pidieron que repartiéramos paraguas y p’alante. Y, como los deseos de nuestros clientes (siempre que sea posible) son órdenes para nosotros, así lo hicimos.
Ahí estaban los asistentes, con sus paraguas, como si nada pasara, disfrutando del evento. No diluviaba, pero llovía bien. Afortunadamente, tras un par de horas, dejó de llover y luego ya hizo un tiempo lo suficientemente agradable como para seguir con el evento sin ningún tipo de incomodidades. Y ellos encantados.
Nosotros los mirábamos con una mezcla de curiosidad, admiración y pensando “anda que si fueran españoles…”
Organizar un evento en un mes
Sí, también nos ha pasado: tener que organizar un evento en un mes y no uno pequeño precisamente.
Si en el apartado anterior hablábamos de diferencias culturales, esto es algo que marca mucho el carácter español: dejarlo todo par el último momento.
Al CEO de una empresa se le había ocurrido organizar un evento de experiencia de marca, tanto para sus empleados como para sus clientes, proveedores y otros stakeholders que consideraban importantes. Fue uno de los mejores briefings que me han dado: todo super bien explicado, detallado pero abierto a ideas y aportaciones.
Cuando ya lo teníamos todo, repasando, vi que faltaba lo más importante: la fecha.
Y me dijo:
– Pues nos gustaría que fuera sobre el 16 o 23 de mayo..
– Perfecto, tenemos tiempo suficiente para prepararlo. – Contesté yo ingenua de mí.
Y va y me dice:
– De este año.
La cosa es que era 12 de abril. Teníamos poco más de un mes para trabajar un evento de casi 400 personas.
¿Recordáis el gift este de pánico? El de Bob Esponja corriendo por toda la habitación como pollo sin cabeza o el de Sheldon Cooper de Bing Bang Theory hiperventilando en una bolsa de papel.
Pues ésa era yo.
Con un estrés tremendo y un agravio a mi salud mental y física, lo conseguimos y el evento no solo salió adelante, sino que fue un éxito.
El reconocimiento y la satisfacción fueron muy grandes, pero yo espero no tener que volver a pasar por eso nunca más.
CONCLUSIONES
Pues eso, anécdotas para escribir una enciclopedia entera.
De todo se aprende en esta vida y el trabajo de organizador de eventos, al igual que en cualquier otro, te encuentras miles de vivencias diferentes.
En esta profesión debes ser muy rápido y abierto de mente, sobre todo muy resolutivo. Lo importante es que salga adelante y que el caos quede de puertas para adentro. Que todo parezca ir perfectamente aunque tras el telón todo se esté derrumbando.
Como reza el dicho éste de “la mujer del César no sólo debe serlo sino parecerlo”. Pues eso.
Habrán más entregas de anécdotas y también otro artículo más reflexivo de aquellas experiencias dolorosas pero que sirvieron de aprendizaje. “Lo que aprendí de”.
A ti también te ha pasado, yo sé que sí.
¿Me las compartes?
