La figura del project manager, que no deja de ser un jefe de proyectos, se ha relacionado hasta ahora con el sector de la construcción. Pero cada vez más vemos este mismo puesto en otros sectores muy distintos y tiene mucho sentido, ya que no sólo hay proyectos en las obras.
¿Pero y un project manager de eventos?
QUÉ ES UN PROJECT MANAGER DE EVENTOS
Un project manager de eventos, o un event project manager es lo mismo que un event manager. Es el responsable de ese evento.
Y como buen manager, su principal tarea (que no la única) es la de la coordinación de todos los equipos que integran el proyecto, una tarea nada sencilla.
QUÉ HACE UN PROJECT MANAGER DE EVENTOS
En un evento, el project manager asignado a él debe:
– Primero, designar las áreas que forman ese proyecto.
– Después, elegir al equipo de liderazgo adecuado para que lidere el resto de coordinaciones: producción, logística, marketing, comunicación, etc.
– Realizar una lista de tareas y calendarizarlas con la fecha de inicio y de finalización. Hacer un cronograma con esto. También de las reuniones de seguimiento con el equipo de líderes y con cada área por separado.
– Asignar a cada responsable las tareas y los objetivos de las mismas para que estos a su vez puedan trasladársela a los integrantes de sus equipos.
– Realizar seguimiento periódico de todo.
– Con el equipo de liderazgo, diseñar el evento partiendo desde la vertiente estratégica, poniendo en el centro los objetivos a alcanzar.
– A partir de esto, también con el equipo de liderazgo, crear el programa, el story telling y más que eso, el story living, porque no nos podemos olvidar de la parte experiencial. Y en definitiva, toda la parte logística, creativa, de producción, etc.
– Coordinar todas las áreas.
– Ser el interlocutor con el cliente para conocer feed-back, decisiones tomadas e ir cerrando temas. Que mira que es complicado porque a veces no hay manera…
QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER UN BUEN PROJECT MANAGER DE EVENTOS
Pues ya veis que el trabajo de un project manager de eventos es muy importante, por tanto no puede recaer en cualquiera, pero hay que tener en cuenta algo muy importante: es el responsable, pero no lo hace todo.
Y esto es algo que hay que resaltar.
No puede llegar a todo. Es imposible. Para eso tiene a su equipo principal, que son los líderes de las diferentes áreas que forman el evento y cada uno tiene su tarea. Puede participar en diferentes áreas y ayudar o incluso hacer ciertas tareas.
Pero en el caso de que no pueda, tiene que avisar y delegar. Ésa es la parte más difícil de las personas que integran los equipos generalmente: delegar.
Porque cometemos el error de pensar que nosotros lo hacemos mejor que nadie y si no somos nosotros, no va a salir adelante. Es cuando se crean los cuellos de botella, los atascos, que tanto entorpecen las tareas de todo el equipo y que tantos problemas da a la ejecución del evento.
Por tanto, las características de un buen project manager de eventos:
– Tener una mente abierta en muchos aspectos, pero también detectar para él mismos y el resto de integrantes del equipo cuándo asignar ayudas o mover a las personas de sus puestos porque serán más eficientes en otros.
– Tener experiencia en diseño, organización y coordinación de eventos.
– Ser un buen líder: detectar quién es mejor para cada puesto, ser comunicativo, detectar problemas, proponer soluciones, dialogar, realizar escucha activa y hacerlo todo desde una vertiente de ayuda y positividad.
Porque ya es suficientemente estresante como para que encima tengas que soportar a un ogro dirigiendo.
– Ser muy metódico y analítico.
– Tener experiencia en control de presupuestos.
– Dejarse asesorar. No es Dios.
– Tener mucha atención al detalle.
– Sé que estáis pensando: “y ser creativo”.
Todo el mundo es creativo, de verdad. Incluso el que piensa que lo más creativo que ha hecho en su vida es hacer un avión de papel.
La creatividad se trabaja y se entrena. Y no deja de ser encontrar diferentes soluciones, puntos de vista o de formas de hacer para solucionar un problema. Que sí, que hay gente muy imaginativa y original, pero a veces cuesta aterrizar eso y hacerlo real y viable. O se van mucho por las ramas.
En cambio hay gente que es más simple, pragmática y práctica. Y esto ayuda también mucho.
Menos es más. También en los eventos.
Además, la creatividad es muy subjetiva.
– Buena capacidad de adaptación y gestión de crisis.
– Buena gestión del tiempo y del estrés. Capaz de soportar la presión.
– Visión estratégica.
Casi ná, eh.
Lo digo continuamente y no es por darme importancia ni mucho menos, pero organizar un evento no es fácil y no cualquier persona tiene las habilidades para ello.
CONCLUSIONES
Aunque la figura de project manager esté más vinculada al sector de la construcción como responsable del proyecto, visitando la obra, eligiendo los materiales más adecuados y dirigiendo toda la operación, también e de un evento, es el principal responsable, la persona orquesta que dirige todo el proyecto.
Pero en realidad esta figura puede adaptarse a cualquier sector, ya que es un jefe de proyecto. En todos los sectores se realizan.
Así que, además del event manager, en los eventos, cada vez se habla más del project manager.
Pero no está solo en esta ardua tarea. Tiene que rodearse de un buen equipo que debería elegir él mismo para asegurarse el éxito del evento.
Si estáis pensando en organizar vuestro aniversario, convención de empresa o cualquier otro evento para vuestra marca, nosotros podemos ser el project manager ideal para que sea un éxito.
¿Cuándo hablamos?
