Cuando pensamos en un evento profesional, por norma general pensamos en un instrumento que va dirigido sobretodo a aumentar ventas o a posicionar mejor nuestra marca.
También sirve para darnos a conocer como empresa o para presentar el servicio o producto innovador con el que salimos al mercado.
Si os pregunto qué tipo de eventos profesionales existen, seguramente me diríais:
- Ferias profesionales
- Pop ups
- Road shows
- Simposios
- Convenciones
- Etc
Lo primero que relacionamos con la palabra “evento” es un evento externo.
Es decir, que va dirigido a personas que no pertenecen a nuestra empresa, como puede ser proveedores, clientes o clientes potenciales.
Del presupuesto destinado a eventos, la gran parte del pastel se la llevan los eventos externos, los cuales forman parte del Plan de Marketing.
Los internos reciben una parte muy pequeña. Incluso, en algunas empresas la única parte del presupuesto que se destina es para la cena de navidad y punto.
Lamentablemente, demasiado a menudo olvidamos que los eventos internos son tan importantes como los externos.
Por eso en el post de hoy, os vamos a hablar de la importancia de los eventos internos.
La importancia de los eventos internos
¿Son realmente tan importantes? Sí, lo son. Sin ninguna duda.
Van dirigidos al cliente interno, que puede que no adquieran los productos o servicios de la empresa, pero son los que consigan que estos se vendan.
¿Y quién es ese cliente interno? Son esas personas que forman parte de la empresa: los empleados.
Una marca no es solo un logo y un nombre creativo.
Es mucho más que eso. Una marca es todo lo que compone su personalidad:
- Su filosofía
- Misión
- Valores
- La manera de trabajar
- Y también la forma en la que trata a sus trabajadores
Si hay una marca que está muy bien posicionada porque es responsable con el medio ambiente, porque tiene un marketing muy potente o porque dispone de muy buenos productos pero no cuida bien a sus trabajadores, su imagen se resiente considerablemente.
Y hoy con Internet todo se sabe.
Si los empleados se encuentran a gusto en la empresa en la que trabajan, serán embajadores.
Hablarán maravillas a todo el mundo sobre la empresa y sus productos. E incluso sin darse cuenta muchas veces harán publicidad gratis, que es muy valiosa.
Por el contrario, si no están bien, puede que no hablen mal en redes por miedo a ser despedidos, pero desde luego su motivación va a ser mucho menor.
Para el evento interno también se ha de marcar unos objetivos. Sea del tipo que sea, un evento ha de tener SIEMPRE unos objetivos. Si no, no sirve de nada.
Por qué es importante el cliente interno
Es obvio que el cliente interno es muy importante porque hace que funcione el engranaje de la empresa.
Los que hacen crecer a la compañía no son los accionistas o los directores.
Ellos desde luego también son muy importantes porque sin inversión no se puede funcionar y también se necesita una dirección, una estrategia y una jerarquía.
Pero los que hacen funcionar a la máquina son los que están cada día al pie del cañón velando para que el trabajo salga adelante.
Para que los pedidos se entreguen, se cumplan los servicios, la atención y calidad sean las adecuadas, etc.
Volviendo al tema de la jerarquía, esto es algo que está cambiando en estos últimos tiempos.
Cada vez se huye más de una jerarquía piramidal, sino que se tiende más a estructuras más horizontales donde el liderazgo adquiere una gran importancia.
¿Y es que con quién vas a trabajar mejor?
¿Con alguien que ordena todo el tiempo y con el que no te puedes comunicar apenas o con una persona que te escucha y sabe motivarte para que consigas aquello que se espera de ti?
La motivación es la clave
Además de unas buenas condiciones laborales y un sueldo adecuado, a todos nos gusta sentirnos reconocidos.
Saber que estamos haciendo un buen trabajo, que somos importantes para la empresa y que formamos parte del equipo.
Y para que un equipo funcione correctamente es necesario que sus integrantes se sientan motivados.
¿Cómo puedes motivarles?
Está claro que las condiciones laborales y el sueldo son muy importantes. Pero el dinero no lo es todo.
Las personas valoran más:
- Tener un buen horario
- Flexibilidad
- O que les permitan conciliar la vida personal con la laboral con mayor facilidad
Que un aumento del salario.
Pero desde luego la mejor herramienta para motivar a tus trabajadores son los eventos internos.
Eventos internos
Los eventos internos, como ya indica la palabra, son aquellos eventos que se hacen en el seno de la compañía.
No está pensado para clientes, proveedores u otros stakeholders, sino para las personas que trabajan en la empresa: los empleados.
También pueden ir dirigidos a los accionistas, pero nosotros nos vamos a centrar esta vez en los trabajadores.
O dicho de otra manera: el cliente interno.
Que sean eventos internos no significa que tengan que desarrollarse siempre dentro de las instalaciones de la empresa.
Al contrario, es mejor cambiar de ubicación para salir de la rutina.
Tipos de eventos internos
¿Y qué tipos de eventos internos nos podemos encontrar?
- Convenciones
- Viaje de incentivos
- Reuniones
- Formaciones
- Eventos sociales
Convenciones
Las convenciones de empresa están dirigidas a la totalidad de la plantilla y suelen ser anuales.
En ellas se habla de la evolución de la empresa en el último año y hacia dónde se dirige.
Se habla del aumento de ventas, del posicionamiento de marca y los productos o servicios, entre otras cosas.
Normalmente duran un día o unas horas.
Se inicia con un discurso de bienvenida del presidente de la compañía y luego se da paso a las exposiciones de los temas.
Finaliza con una fiesta.
Pero una convención de empresa no tiene por qué ser nada convencional.
Al contrario: cada vez asistimos a convenciones de empresas más creativas.
La información se puede transmitir de varias maneras:
- Mediante conferencias y exposiciones
- O bien mediante talleres, paneles interactivos, etc.
Las conferencias tienen a reducirse. Necesitamos estar más activos e interactuar más.
Siempre va a resultar mucho más interesante para los asistentes descubrir por ellos mismos esa información que les queremos dar, que viendo una serie de gráficos y explicaciones con palabras técnicas.
Además el mensaje que se quiere transmitir va a ser captado más rápidamente y lo retendrán por más tiempo.
Viajes de incentivos
Los viajes de incentivos están más enfocados al equipo de ventas y también se realizan una vez al año.
En realidad, se trata de un premio por conseguir los objetivos.
Dependiendo de la capacidad económica de la empresa, el viaje puede ser de una semana o tan solo de dos días.
Y puede hacerse en territorio nacional o incluso en países exóticos.
El tema central son las ventas, por lo que se revisarán los objetivos, estrategias y resultados de las mismas.
También se puede conocer como convención de ventas.
Por la mañana se dedica el tiempo a sesiones informativas y también formativas, y las tardes a actividades turísticas y lúdicas.
Formaciones
Las formaciones son algo muy importante que ninguna empresa debe olvidar.
Todos los empleados de todos los departamentos deben tener acceso a formación sin excepciones.
Es una herramienta básica para que:
- La empresa crezca y evolucione
- Mejore sus servicios, productos y su funcionamiento interno
- Los trabajadores se sientan valorados y motivados
- Las personas que trabajan dentro ofrezcan un buen servicio
La formación siempre ha de ser una parte de cualquier evento interno que se realice (en una cena de navidad no es necesario; de hecho una cena de navidad no sería propiamente un evento).
La manera en que se realizan también ha evolucionado últimamente y se ha adaptado a los nuevos tiempos. Se trata de que sean lo más interactivas posible, participativas, dinámicas, que incluyan tecnología, etc.
Una herramienta que nos va ayudar mucho a esto es la creación de talleres y mesas redondas.
En la convención anual, después del discurso inicial, se puede dar pie a un programa formativo de la temática que más interese a la compañía.
Después, se pueden realizar actividades de teambuilding. Y por último disfrutar de un buen catering y la fiesta.
Las formaciones tienen cabida en todos los eventos internos:
- Convención anual
- Viaje de incentivos
- Lanzamiento de productos (interno)
- Reuniones
Y no solo eso. No hemos de esperar a tener uno de estos eventos para realizar una formación.
Se ha de hacer cada vez que veamos que es necesario.
Los recursos a emplear pueden ser diferentes. Está claro que se destinará más presupuesto a las formaciones que se engloben dentro de otros eventos.
Para aquellas que tienen lugar a lo largo del año, se destinan menos recursos y son más sencillas. Pero eso no quiere decir que no creen engagement.
El engagement es algo básico para un evento. Y esta vez no es menos.
Tenemos que crear ese engagement para nuestro cliente interno, que no olvidemos que es tan importante como el externo.
Teambuilding
Hemos mencionado este término en la sección anterior y hemos hablado varias veces de ella en nuestras redes sociales.
¿Pero qué es el teambuilding? Como todas la palabras que marcan tendencia, es en inglés y está formada por dos palabras:
Team, que significa equipo y building, que significa construcción.
Así que esta palabreja significa nada más y nada menos que construcción de equipos.
¿Y para qué sirve esto?
Al principio de este post hemos hablado de la importancia de que los trabajadores se sientan parte del equipo, de que estén motivados.
El refuerzo y cohesión de equipos es uno de los mejores medios para conseguirlo.
¿Cómo se realiza el teambuilding? Pues a través de actividades.
Hay miles, a cada cual de ellas más creativa, divertida e interesante.
Existen desde actividades de orientación, gincanas temáticas, construcción de torres humanas (o lo que son los castellers en Cataluña), etc.
Más adelante dedicaremos un post completo al teambuilding.
Todos en el mismo barco
En las empresas se comete a menudo el error de enfocar los eventos internos al equipo comercial.
El equipo de ventas ha de estar bien formado y motivado para poder vender los productos y servicios de la empresa. Esto es evidente.
Pero a menudo nos olvidamos que ellos no son los únicos que hacen que la empresa venda.
Detrás hay muchas personas que, con la aportación de su trabajo, construyen una imagen de marca y en definitiva logran que el trabajo salga adelante.
Personal como:
- Operarios
- Cadena de montaje
- Administrativos
- Reponedores
- Etc
También hace que todo avance.
Por eso la idea es que ellos también participen en las formaciones, teambuilding y cualquier evento interno que se diseñe.
Ellos también forman parte de la empresa.
De acuerdo que habrán formaciones más específicas para un grupo que para otro, pero todos merecen una recompensa y realizar actividades divertidas.
Yo misma me he sentido discriminada en este sentido en algunas empresas en las que he trabajado porque estas actividades solo iban dirigidos al equipo de ventas.
Cuando nos quejábamos a dirección nos decían que ellos eran los que vendían y los que necesitaban estar motivados.
Nosotros no necesitábamos estar motivados. Y además nuestro trabajo (especialmente el del departamento administrativo-contable) no era productivo.
Podéis imaginar cómo se siente uno (seguro que más de uno que esté leyendo estas líneas se siente identificado con esto) cuando ve que unos son más valorados que otros.
Es injusto y luego no se puede esperar que la motivación y la productividad sea máxima.
Conclusión
El cliente interno es tan importante como el externo y es necesario diseñar y organizar eventos dirigidos a él.
Todos los departamentos de la empresa y las personas que lo integran son igual de importantes. Sin uno, los otros no funcionan. Se necesitan y se complementan.
Todos merecen formar parte de los eventos que se realizan y tener acceso a ellos.
Cuanto mejor formado y motivado esté nuestro equipo interno, mejores serán los resultados de la empresa.
Cada vez más empresas recurren a agencias de eventos para realizar eventos internos.
