EL PRE-EVENTO MARCA EL ÉXITO DE UN EVENTO

Un evento está formado por tres fases bien marcadas:

• El Pre-evento
• El mismo evento en sí
• El Post-evento

Las tres son igual de importantes, ya que si le das mucha relevancia al pre pero no al post, perderás engagement con el público para el próximo, entre otras muchas cosas.

Pero el pre-evento es la base. En esta fase se construye y se diseña el evento y su éxito depende de ella.

¿Por qué el pre nos marca el éxito de un evento?

Porque aquí vamos a decidir, entre otras cosas, lo siguiente:

• Tipo de evento
• Público objetivo
• Objetivos
• Cómo vamos a medir estos objetivos
• Contenido
• Etc.

Una vez tenemos decidido el tipo de evento y los objetivos que nos vamos a marcar, los cuales deben ser medibles, vamos a construirlo todo en base a esto. Es decir, todo va a ir dirigido a conseguir esos objetivos.

¿Ves la dependencia directa que existe entre el pre-evento y el éxito de un evento?

Qué es realmente un evento

Se le llama evento a muchas cosas que realmente no lo son. 

La diferencia entre un evento y otra cosa, que puede ser una fiesta, acontecimiento o celebración es la estrategia.

Un evento debe ser transformador, experiencial y estratégico.

Transformador, porque debe haber un antes y un después. Debe ocurrir algo importante con el que obtengamos algo, que siempre va a ir muy relacionado con los objetivos fijados.

¿Qué queremos que los asistentes a nuestro evento se lleven? Puede ser un aprendizaje un deseo de consumo de nuestros productos o servicios o un sentimiento hacia la marca.

Este aprendizaje puede ser de muchos tipos: concienciación sobre una idea, posicionamiento de marca (mejorar su percepción de nosotros), mayor conocimiento de los productos y servicios que ofrecemos y un largo etcétera. 

Experiencial, porque es esencial que el asistente viva una experiencia. Tenemos que conseguir impactarle de tal manera que recuerde nuestro evento durante mucho tiempo. En positivo, claro. Lo último que queremos es que viva una experiencia negativa. Eso sería nuestra ruina.

Recibimos montones de impactos cada día y es cada vez más difícil sorprendernos. Por eso, el hecho de que el evento sea realmente experiencial es un reto. Pero no tenemos por qué complicarnos tanto la vida y hacer un despliegue tecnológico para causar un efecto wow. 

Recuerda: Menos es más. Los asistentes buscan personalización e interacción. Dales lo que quieren. Investiga bien cómo es tu público objetivo, cuáles son sus gustos, intereses y por qué querrían venir a tu evento. Si trabajas bien esta parte, conseguirás una experiencia diferente para ellos, porque generalmente en los eventos no se tiene tanto en cuenta lo que esperan las personas que van a acudir.

Estratégico. Esta parte es clave, pero no debemos olvidar la parte experiencial. Si es un evento muy estratégico pero no es experiencial, seguramente no tendrá el éxito esperado. 

En cambio, si no es estratégico, el evento puede ser un éxito, pero quizá no sirva para nada o no se tenga el retorno de la inversión deseado.

Cómo conseguir que un evento sea estratégico

Para empezar, un evento profesional no tiene sentido si no es estratégico. 

Es una inversión importante a realizar, por lo que debe estar bien medida y estudiada.

El evento debe servir para algo, se hace con alguna razón. Es decir: se busca alcanzar unos objetivos a través de él.

Por eso, para que un evento sea estratégico, primero hemos de marcar unos objetivos que sean medibles para hacer seguimiento una vez finalizado. 

No olvidemos que diseñamos el evento para conseguir el retorno de la inversión como mínimo, y si es posible, obtener beneficios.

Pero ya no es sólo eso, sino que según de qué tipo sea, fijaremos unos objetivos u otros, que pueden ser cuantitativos o cualitativos, pero siempre medibles, para poder comparar y ver si realmente también ha sido transformador.

Y de estos objetivos nacen unas estrategias y acciones que cuelgan de ellas en las que se ha de trabajar profundamente durante la fase del pre-evento.

La importancia de los eventos estratégicos

Aunque en principio los eventos profesionales son estratégicos, a la hora de la verdad, me encuentro con que realmente no lo son.

No se trabaja en profundidad ni correctamente esta parte estratégica, que tan esencial es.

Lo veo continuamente en el sector en las entrevistas que hacen a organizadores de eventos y también comentándolo en los networkings de los eventos y ferias que se realizan dentro del gremio con otros profesionales.

Y es que muchas veces el cliente no desea o no le da la importancia suficiente a este aspecto. Quiere quedar bien con sus clientes o que sus empleados lo pasen bien y ya está. Es muy lícito y entendible. Está muy bien, pero entonces no es necesario destinar tantos recursos.

También ocurre que a veces, los propios profesionales de eventos, no sabemos transmitir esa importancia y no logramos trabajar la parte estratégica de una manera más profunda, a menudo por falta de herramientas.

La apuesta de valor desde Un Mundo de Eventos es precisamente la estrategia. 

Diseñamos y organizamos eventos estratégicos. Porque ayudamos a las empresas a conseguir sus objetivos a través de ellos. ¿Cómo vas a conseguir algo sin un plan, sin una estrategia?

Por eso, siempre que realizamos un trabajo para un cliente, por pequeño que sea el evento, siempre trabajamos la parte estratégica y entregamos un informe lo más completo posible (dependerá del formato y del presupuesto del mismo) en el que analizamos todas las fases, aportamos conclusiones y ofrecemos herramientas para que la empresa pueda mejorar y crear el engagement para el próximo evento.

Esencial es también la fase del post. Y a menudo tampoco se trabaja correctamente por falta de medios. Los organizadores de eventos no podemos hacer milagros y menos con los presupuestos que a veces nos toca manejar.

En qué consiste la parte del pre-evento

Vamos a lo mollar del asunto. La fase del pre-evento. ¿En qué consiste?

Como indica el prefijo, es todo lo que va antes. Y viene marcado por dos fases muy diferenciadas, que son el diseño y la organización.

Y es que parece que todo el mundo sabe organizar eventos. Pero diseñarlos, no. Hay que ser experto en ello, tener cierta formación y, sobre todo, tener experiencia. Y estar al día continuamente de las novedades. La formación continua también es básica aquí.

El diseño

El diseño debe ser previo a la organización. Aquí entra:

• El tipo de evento que se va a realizar.
• Las fechas ideales.
• La ciudad o zona.
• El contenido y programa.
• Definir el público objetivo.
• Si va a ser privado o abierto al público, gratuito o con entrada de pago.
• Definir objetivos y las estrategias y acciones para conseguirlos, además de establecer cómo los mediremos.
• La conceptualización y el story telling.
• El plan de comunicación y la difusión del evento (redes sociales, publicidad, etc)

La fase del diseño es la más creativa, es la incubación de la idea inicial desde la que parte todo.

Organización

La organización es la fase posterior del pre-evento y se refiere a la búsqueda de colaboradores que nos van a aportar todos los servicios necesarios para poder desarrollar el evento.

Y parece fácil, pero lo cierto es que es un trabajo que conlleva bastante tiempo, aunque tengas tus colaboradores habituales de confianza.

Lo más honesto es presentar varias opciones al cliente (2-3) y que él decida la que más le convenga.

Pero a veces es complicado por la disponibilidad para ese día o quizá tenemos que conseguir elementos o servicios que son más excepcionales o exclusivos y son más difíciles de encontrar.

Es bastante laboriosa y puede ser tediosa también.

Conclusiones

Como hemos dicho al principio de este artículo, la fase del pre-evento es esencial, pues marca el éxito del mismo.

Si un evento está bien diseñado y organizado, con sus fases bien trabajadas, va a tener excelentes resultados.

Destacamos la importancia de la estrategia, porque sin ella, perdemos el significado del evento. Es cierto que esta palabra se usa para muchas cosas: actos, acontecimientos, etc. 

Y está bien, porque a fin de cuentas un evento es algo eventual.

Pero en nuestro sector, un evento se define así sólo cuando existe la búsqueda del retorno de la inversión. Esto significa que se marcan unos objetivos para conseguirlo.

Para conseguir estos objetivos, es necesario fijar una estrategia de la que cuelguen unas acciones. Y esto es precisamente lo que hace que el evento sea estratégico.

Decimos que un evento debe ser estratégico, experiencial y transformador y lo que comentamos en el párrafo anterior cumple con el primer punto de los tres musts de un evento, aunque el orden no tiene ninguna importancia.

Pero por muy bien que trabajemos la estrategia, si no es transformador, pero especialmente experiencial, no será un evento exitoso. Es muy importante tener en cuenta con qué queremos que se queden los asistentes y tener muy claro cuál va a ser el antes y el después.

Y todo ello sin el efecto wow, sin vivir una experiencia única, sin sorprender al asistente, sin que se acuerde de nuestro evento durante mucho tiempo, no tendrá ningún sentido.

¿Consideras la fase del pre-evento tan importante como nosotros?

¿Necesitas ayuda u orientación con el diseño de tu evento para garantizar su éxito?

¿Le falta alguna de las tres patas esenciales: estratégico, experiencial o transformador?

Contacta con nosotros y convertiremos un evento más en un evento inolvidable.