Las tres características que todo evento ha de tener: transformador, experiencial y estratégico.
Todo el mundo organiza eventos. TODO EL MUNDO. ¿Conoces a alguien que no haya organizado nunca ninguno? Cenas, fiestas, cumpleaños, …
Y sí, son eventos. Pero si vamos al sector profesional, cuando una marca quiere realizar uno, en realidad va mucho más allá de todo eso. Porque implica un desembolso de dinero, ya sea para un evento grande o para uno pequeño de presupuesto modesto. En una empresa todo está bien medido, por tanto, no puede ser un gasto porque sí o un gasto sin más.
Cuando la gente me pregunta a qué me dedico y se lo digo, enseguida me dicen: “¡WOW! Qué chulo, me encanta. A mí también me gusta mucho organizar cosas: fiestas, viajes, y decorar fiestas y tematizarlas, … Seguro que te lo pasas genial”.
Y yo sonrío y les digo: “Sí, es genial. Pero yo no organizo fiestas. Yo diseño y organizo eventos para empresas y marcas y es más complejo que eso”. Me ahorro la parte oscura del oficio porque tampoco hace falta alargarse en ese momento, a no ser que la persona demuestre más interés en mí.
Es una profesión apasionante. Pero desgasta y conlleva un estrés tremendo. Si además eres autónoma, como yo, y de alguna manera todo depende de ti, aunque el equipo esté formado por mucha gente, imagina. Las horas que hay detrás, todo lo que sacrificamos y dejamos de hacer, los sobresaltos de noche creyendo que hemos olvidado algo importante o porque resulta que las musas, que te han abandonado durante TODO EL DÍA, deciden hacerte una visita a las tres de la mañana para traerte la inspiración que has necesitado.
Organizar eventos es maravilloso, pero no es fácil. Y aunque todo el mundo lo haga, en realidad no todos están capacitados para ser un event planner.
Cuando acaba un evento y ya me marcho en el coche hacia casa, lo primero que hago es romper a llorar. Y ha salido bien, eh. Si ha salido mal, pues lloro el triple y me dura unos días. Pero lo necesito. Es un ejercicio necesario.
¿Te ha pasado a ti también, compañero o compañera? ¿Sí, verdad? Ya sabía yo. Es como que de repente tu cuerpo pega un bajón tremendo y saca todo el estrés y tensión acumulados. Porque ha sido una locura, porque te has dejado la vida, porque han salido muchas cosas mal (pero se han solucionado) y porque todo ha ido genial de puertas para afuera y el cliente y los asistentes están encantados. Todos te felicitan (a veces con sincero agradecimiento y otras veces de una manera más fría que no mereces en absoluto), pero sólo tú sabes por todo lo que has tenido que pasar. Eso es algo de lo que también hablaré en algún momento: el reconocimiento. Pero hoy no toca.
¿Y sabes lo peor de todo? Que, cuando se te pasa el berrinche, estás deseando ponerte con el siguiente. Estos organizadores de eventos… Están todos locos.
Y hasta aquí, el diario de Olga. Ahora vamos a hablar de lo importante, que es sobre las tres características imprescindibles que todo evento profesional ha de tener. ¡Vamos allá!
Un evento ha de ser transformador, experiencial y estratégico
Como he comentado en el apartado anterior, un evento nunca se hace porque sí. Si es así, es una pérdida de dinero y es una lástima.
Un evento se hace para comunicar. Lo cuenta TODO de tu marca o empresa, por eso hay que medir muy bien todo lo que se hace y se dice. Y aún más lo que NO se dice. Muchas veces, comunicamos más con aquello que no expresamos directamente, que con lo que decimos.
Y pensaréis que la gente no se fija. Pues sí se fija, sí. Mucho. Y no sólo eso: lo cuenta. Ahora, con el altavoz que son las redes sociales, los comentarios y opiniones corren como la pólvora. Tanto para bien como para mal. Un evento puede elevar el concepto de tu marca y convertirte en tendencia, pero también puede destrozar tu reputación.
Así que, antes de ponernos directamente a organizar nada, hay que pensar:
– Por qué y para qué queremos realizar este evento
– Qué tipo de evento haremos
– Qué objetivos queremos conseguir y que sean específicos para poder medirlos
– Presupuesto con el que contamos, con partida de gastos e ingresos (si los hay)
– Y un largo etcétera que os contaré con más detalle en otro artículo.
El evento ha de ser transformador y experiencial para al asistente y estratégico para el anfitrión que lo organiza.
Un evento transformador
Un evento tiene que ser transformador. Ha de haber una diferencia con el antes y el después. Ha de haber pasado algo dentro de los asistentes. Y tampoco me refiero a que salgan siendo una persona nueva o que ello transforme sus vidas para siempre. No.
Pero, ¿Cómo hago para conseguir esa transformación? Primero pensando, después realizando acciones para que ocurra y, por último, comunicando.
Esa transformación puede ser una idea, un comportamiento o un aprendizaje.
Vamos a elegir el ejemplo de una convención de empresa.
Para que los asistentes, que además son el activo más valioso que tenemos, y que son las personas que trabajan en ella, queremos transmitir que están en el mejor sitio donde podían estar y que la cultura y filosofía de la empresa es la mejor del mundo. En este tipo de eventos siempre se realizan formaciones, reuniones estratégicas y motivacionales, además de actividades de teambuilding.
Ahí tienes la transformación:
– Aprendizaje sobre los conceptos que se trabajen en la formación y seguramente nuevos comportamientos (aunque esto es más a largo plazo).
– Conciencia de en qué momento se encuentra la empresa y hacia adónde va por la reunión estratégica. Conocerán los objetivos futuros y qué hay que hacer para conseguirlos.
– Un mejor conocimiento del equipo o del grupo de compañeros a través de la actividad de team building elegida.
Vale. Y alguien dirá: pero es que nosotros somos 10 personas en la empresa. ¡No hacemos convenciones! Pues es el momento de hacerla, querido. O querida. Una convención, igual que un evento en general, no tiene que ser algo de un presupuesto de proporciones estelares, sino algo adaptado a la capacidad que tiene la empresa.
Se pueden hacer convenciones con empresas de 10 personas. Incluso de menos. Os lo digo porque las he hecho y han tenido un éxito brutal. Y con un presupuesto moderado. No se pueden hacer por 100€, no os voy a mentir. Pero con 2.000 – 5.000 € sí. Sacándole mucho provecho además.
¿Y sabéis cómo? Convirtiendo vuestra cena o comida de navidad/verano en una convención. Si queréis saber más, contacta con nosotros y te lo explicaremos encantados.
En otro artículo hablaremos también sobre cómo convertir una comida/cena de navidad o verano en un evento estratégico.
Otro ejemplo: pensemos en el lanzamiento de un producto. Pensad en vuestra empresa. No importa si es pequeña o grande. El objetivo principal es que después justo de que termine el evento (y si es posible durante), los asistentes compren ese producto o servicio. Ése es el comportamiento que buscamos y lo que lo convierte en transformador: gracias a ese evento, alguien que no nos había comprado ni pensaba hacerlo lo ha hecho. Por el motivo que sea.
Pero esto no siempre ocurre. No pasa nada. Lo importante es haber creado dentro de los asistentes un algo que hará que, si ahora no es el momento, nos compre más adelante o nos tenga en cuenta. Eso es lo que llamamos posicionamiento de marca.
Un evento experiencial
La mejor manera de crear impacto en una persona es hacerle vivir una experiencia.
Y tenemos impactos de todo tipo constantemente. En redes sociales, publicidad que te sale a cada momento, por todos lados. E incluso en forma de invitaciones a eventos: talleres, charlas, retiros, demostraciones de productos, networkings, fiestas, inauguraciones y miles de cosas más.
¿Cuántas veces habéis ido a alguno de ellos sin notar nada? Sin que pase nada destacable, que lo hayáis olvidado justo al traspasar la puerta para volver a vuestras casas. A lo mejor recordáis que comisteis de fábula y el catering era una maravilla, pero si sólo se recuerda un evento por su buena comida… Malo. A no ser que sea un evento social, ya me entendéis. Pues esto es algo que no nos podemos permitir con el nuestro.
En el mundo tan hiperconectado que vivimos hoy en día, con tantos recursos tecnológicos disponibles, es cada vez más complicado lograr impacto entre la gente. Por eso, si ofrecemos experiencias que son “offline o analógicas”, muchas veces conseguimos muy buenos resultados.
No necesitamos ofrecer grandes experiencias y montar un parque de atracciones en la sala. Si podemos hacerlo, genial. Pero normalmente es inviable.
Todos queremos atención. Prestemos atención humana y real a nuestros asistentes. Por eso es tan importante pensar como si fuéramos ellos y ponernos en sus zapatos. Al final y al cabo el evento es para ellos. Pensemos: si yo fuera a este evento, ¿qué me gustaría encontrar ahí? ¿cómo me gustaría que me trataran? ¿por qué iba yo a asistir? ¿qué me tendría que resultar interesante?
Sobre todo, es muy importante tener en cuenta que ya no asistimos a los eventos como meros observadores. Nadie quiere eso. Queremos participar. Interactuar. Y si no podemos hacerlo, nos aburrimos y nos vamos, o bien, sacamos el oráculo del bolsillo o bolso: el móvil. Y adiós muy buenas. Difícilmente los podrás recuperar.
Volvamos al ejemplo de la convención de empresa. Grande o pequeña, da igual.
La actividad de team building les va a hacer vivir una experiencia y seguramente sea inolvidable por pequeña que sea. Se acordarán siempre de esa actividad que hicieron por lo que sintieron, consiguieron o rieron. Pero vayamos más allá.
Si tú los involucras en el evento desde el primer momento en que empieza a concebirse haciéndoles partícipes, lo van a tener muy en cuenta. Puedes preparar una bienvenida diferente, quizá con alguna performance o utilizando un juego para descubrir cuál es su sitio para sentarse en la mesa.
En el ejemplo de la presentación de producto: quizá puedas dar un pequeño obsequio pero con algún toque emocional que nos lleve a la infancia, a las vacaciones o a algún momento bonito de nuestras vidas.
Mi quiropráctica lo hace genial. Siempre está creando cosas para que los pacientes la queramos aún más (y mira que no hace falta, porque con arreglarnos la salud tenemos más que suficiente). Para nuestro cumpleaños siempre nos regala una piruleta. Una piruleta. Tan simple como eso. ¿Tú sabes la ilusión que me hace? Se me pone cara de niña. Me encantan las piruletas. Pero me da igual lo que me dé. ¡Se ha acordado de mi cumpleaños!
Yo nací en agosto y cuando era pequeña NADIE se acordaba. Estaban todos de vacaciones y no existían los móviles ni las redes sociales. Así que imaginad la importancia que tiene para mí que alguien se acuerde de mi aniversario.
La gamificación es la mejor aliada, es decir, crear algún juego por simple que sea, siempre es una buena idea.
Un evento estratégico
En realidad, para conseguir que un evento sea transformador y experiencial, ya se está utilizando una estrategia pensada de antemano. Van a hacer lo que nosotros queremos y para lo que se ha diseñado el evento. Fantástico. La estrategia es la primera pata que tenemos que empezar a trabajar porque a partir de ella ya se desarrollan el resto.
Para que un evento sea estratégico, hemos de definir muy bien los objetivos que queremos conseguir y especificarlos lo más detalladamente posible. Elijamos 2-3 máximo y definamos qué, cuánto y cuándo. El cómo nos lo va a decir la estrategia.
Zum beispiel (es “por ejemplo” en alemán. Es por cambiar y por si te estás aburriendo leyendo esto):
Conseguir una venta de 40 unidades en un período máximo de 2 meses. Es específico y medible. En otro artículo hablaremos sobre cómo marcar y medir objetivos.
Si decimos “quiero conseguir más ventas”, ¿cómo lo medimos? ¿Qué es más? ¿1, 100, 10? ¿1 es mucho, es poco? Depende del precio de lo que vendamos. Si vale un millón de euros, bendita única unidad. Pero si vale 10€… Menudo fracaso.
Una vez que tenemos bien definidos los objetivos, toca trabajar la estrategia para conseguirlos y también la manera de medirlos para saber si lo hemos logrado o no una vez finalice el evento.
Desde este punto es donde tenemos que partir para diseñar el evento. Porque lo hacemos para conseguir estos objetivos marcados, por tanto todo lo que hagamos ha de estar alineado con ellos. Aquí hay que tener muchas cosas en cuenta. No olvidemos que estamos comunicando la marca continuamente. Por tanto, ha de estar alineado también con nuestra filosofía de empresa, ya que si no, no estaremos siendo coherentes. Y esto confundirá a nuestra audiencia.
Así que es en este momento cuando empezamos a diseñar el programa, el concepto, etc. En definitiva: lo que tiene que pasar para conseguir lo que estamos buscando y que, por tanto, el evento sea un éxito para nosotros estratégicamente hablando. A la hora de medir, la tecnología es una gran ayuda que nos facilita las cosas cada vez más. Hay multitud de aplicaciones que se pueden utilizar y también muchas empresas que se dedican a la recopilación de datos para medir el impacto de nuestros eventos.
Pero hay que hacer seguimiento. Tendemos a revisar esta información una vez que termina el evento, pero lamentablemente no siempre se hace un seguimiento adecuado y esto también es muy importante para ver la tendencia. Quizá cumplimos los objetivos antes de lo previsto o en el momento esperado, pero después puede haber una tendencia a la baja. Y puede pasar al revés, claro. Hacer mediciones o seguimiento de las mismas periódicamente nos va a dar una información más veraz.
Conclusiones
Resumiendo después de este rollo que te he contado: (sé que te ha parecido interesante e instructivo. ¿A que sí?)
Los eventos son herramientas estratégicas fantásticas para las empresas y la forma más potente de comunicación. En este mundo actual que vivimos, el gran reto es lograr impactar a la gente. Porque estamos siendo bombardeados continuamente por 2.000 estímulos. Es una inversión importante, así que no lo hagamos porque sí ni de cualquier manera. No caigamos en “siempre se ha hecho así”. Tienes que buscar destacar, innovar, ser diferente.
Sé lo que me vas a decir: ¿por qué voy a cambiar algo que me funciona? Y yo te digo: ¿seguro que te funciona? Haz una investigación profunda y real. Recopila información y datos. Realiza comparaciones. Aunque haya una parte que parezca funcionar, quizá hay otra que no tanto y eso está poniendo en peligro tu próximo evento. Nunca demos nada por supuesto.
Haz que transforme, que sea una experiencia y, sobre todo, que haga captar a tu marca más negocio u obtener la información necesaria para ello (eventos externos). Y también para que las cosas vayan mejor dentro de la empresa (eventos internos).
¿Tus eventos ya son transformadores, experienciales y estratégicos? ¡Perfecto!
Si no, pero quieres que lo sean…
… Hablemos.
