Los asistentes se marchan, comienza el desmontaje, el equipo de limpieza empieza su trabajo,… Señales inequívocas de que el evento se ha terminado.
¿Se acabó? ¡No! Ya hemos dicho en otras ocasiones que las tres fases del evento (pre-evento, evento y post-evento) son igual de importantes.
Es evidente que el éxito del evento dependerá del trabajo que se haya realizado en la fase previa. Es decir, si se ha hecho una buena planificación.
A menudo se comete el error de creer que una vez que termina, ya no hay nada más que hacer.
Pero en realidad no ha hecho más que empezar. Y esto es algo en lo que las empresas de eventos hacemos mucho incapié a nuestros clientes, pues muchas veces olvidan lo importante que es esta fase.
Averigüemos en qué consiste la fase del post-evento
El Post-evento
Es momento de analizar, evaluar y de sacar conclusiones.
Hemos organizado un evento con unos objetivos y es hora de saber si se han cumplido.
Pero también de seguir conectados con nuestra audiencia. No podemos dejarles marchar sin más, ahora que hemos conseguido conectar con ellos.
Agradecimientos
Como comentamos en el post anterior de esta saga, al finalizar el evento es necesario que te reúnas con tu equipo y le expreses tu gratitud.
Nada de eso hubiera sido posible sin ellos y deben saberlo.
También hay que agradecer el trabajo del staff: seguridad, limpieza, equipos sanitarios, etc. Ellos han ayudado a que nuestros asistentes se sintieran cómodos y eso es muy importante.
Al igual que al staff, no podemos olvidarnos de los proveedores. Ese maravilloso catering, los audiovisuales, la decoración, … También determinan el éxito del evento.
No hay nada como una buena relación de colaboración con un proveedor. Se convierten en verdaderos aliados porque saben qué ofrecer para cada caso y cómo te pueden ayudar en cualquier necesidad que te surja.
Y por supuesto, los asistentes. Es completamente necesario continuar con el engagement que hemos conseguido durante el evento.
La mejor manera de continuarlo es comenzar por un mensaje de agradecimiento personalizado para todos aquellos a los que enviamos invitaciones.
Después, hacer varios posts en las redes sociales.
Es ideal colgar un vídeo de unos dos minutos de duración con un resumen de los mejores momentos del evento y al final poner un mensaje de gratitud.
Ya sabéis lo importante que es despertar emociones para crear y mantener el engagement.
La hora de la verdad
Es el momento de hacernos la siguiente pregunta:
¿Todo lo que hemos hecho hasta ahora ha servido para algo?
Llegó la hora de analizar y evaluar todos los datos que hemos ido recogiendo en todas las fases del evento.
De conocer las opiniones de los agentes que han intervenido:
- Participantes
- Expositores
- Ponentes
- Comités organizadores
- Etc.
También de la audiencia. Es muy importante para saber qué hemos hecho bien y en qué podemos mejorar.
Tenemos que revisar estrategias y objetivos.
Y obviamente, también es el momento del ROI.
Pero el retorno de la inversión no es algo que llega enseguida. La mayoría de las veces se recupera a largo plazo.
Se necesitan bastantes meses para llegar a una conclusión de si ha habido un retorno real de la inversión.
Al igual que algunos de los objetivos que se han marcado. Seguramente algunos de ellos han sido a medio y largo plazo.
La última fase, el post-evento, es larga. Quizá tanto como la etapa de diseño, planificación y organización. E incluso puede durar más.
Parece que todo lo relacionado con esta parte del evento se vaya a realizar justo al día siguiente, pero no es así.
Dossier técnico
Es necesario hacer un dossier técnico. Si el evento lo ha realizado el departamento de eventos de la empresa, entonces será interno.
Si se ha hecho para otra empresa, hay que elaborar un dossier técnico interno y otro para el cliente.
Tendrá las siguientes partes:
- Memoria o resumen
- Información estratégica, creativa, administrativa, financiera, etc.
- Conclusiones
Conclusiones
El Post-evento es una fase muy importante en la que vemos el resultado del evento y en el que hemos de mantener el engagement que hemos conseguido con los asistentes.
Hemos de hacer un análisis cuantitativo y cualitativo de todo y además ver la diferencia entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.
¿Y vosotros? ¿Qué conclusiones habéis sacado de vuestra fase de post-evento?
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