Te estás planteando organizar un evento para tu empresa o negocio porque crees que es una buena manera de darte a conocer, llegar a tu público objetivo o maximizar ventas. Pero antes deberías hacerte esta pregunta: un evento ¿por qué y para qué?
Hay que distinguir muy bien los eventos particulares de los eventos profesionales.
Un evento particular se realiza simplemente para celebrar algo o pasarlo bien: una boda, un bautizo, un cumpleaños, una fiesta, …
Simplemente se plantea qué se quiere celebrar, lo que se va a necesitar para organizarlo, llega el gran día… Y se acabó.
Pero un evento profesional es mucho más que eso. Porque no se realiza porque sí. Siempre hay un objetivo de negocio detrás.
Veamos las cosas que debemos tener en cuenta para organizar o no un evento.
Un Evento ¿Por qué?
Tendemos a comenzar la casa por el tejado. Internet y las fotos y vídeos que vemos en ellos hacen mucho daño.
Vemos eventos maravillosos, con una decoración espectacular y un catering increíble. Y pensamos: “hala, yo también quiero”.
Pero ya sabemos que en un negocio o empresa, no podemos gastar dinero injustificadamente. Un evento nunca debe ser un gasto, sino una inversión.
Debe formar parte del Plan de Comunicación de la empresa o negocio y debería ser un instrumento. No el fin.
Por eso cuando elaboramos este Plan, el evento debe aparecer en los puntos finales del índice.
El Plan de Comunicación
¿Qué es un Plan de Comunicación? Es un documento que se ha de hacer mínimamente una vez al año, en el que se redactan los objetivos de comunicación que quieres cumplir en tu empresa.
Primero tendrás que redactar unos objetivos que sean cuantificables, realistas y medibles, entre otras características. Son los llamados Objetivos Smart, de los que ya hablaremos en otro post.
Pero claro, para conseguir estos objetivos, necesitas una estrategia; y unas acciones para seguir esta estrategia, la cual te permitirá alcanzar los objetivos que te has marcado.
Tú que tienes un pequeño negocio o que simplemente eres autónomo, piensas: “pero yo no necesito un Plan de Comunicación”. Falso. Todo negocio, por mínimo que sea lo necesita.
¿Verdad que quieres clientes? ¿Y cómo les vas a hacer saber que estás ahí? No vale sólo estar en Internet. Sino comunicar.
Y comunicar es muy importante.
Debes plantearte primero cuál es tu público objetivo, que ha de tener unas características muy concretas. Y debes saber cuál es la mejor manera de llegar a él.
No es lo mismo dirigirse a gente de entre 40 y 70 años que vive en la ciudad y tiene un poder adquisitivo medio, que dirigirse a personas de entre 20 y 40 años, que viven fuera de la gran ciudad, pero tienen un poder adquisitivo alto.
Por lo tanto tu manera de llegar a ellos y tu forma de comunicar no puede ser la misma.
Queremos hacer el mayor número de ventas posible, así que tendemos a pensar que mejor dirigirnos a todos, pero esto es un error.
Porque al final no conseguiremos llegar a nadie. Si tu producto o servicio puede ir destinado a diferentes tipos de público, ningún problema. Segméntalo.
Elabora un Plan de Comunicación específico para cada nicho.
¿De verdad necesito un evento?
Una vez has establecido los objetivos a alcanzar y las estrategias a seguir, hay que pensar en las acciones.
Pensemos en el lanzamiento de un nuevo producto, por ejemplo. Como ya sabemos, cualquier dinero que gastemos en la empresa ha de tener una justificación y debe estudiarse a fondo.
Como hemos dicho anteriormente, el evento no debe nunca ser un gasto, sino una inversión para a la larga conseguir:
- Más ventas
- Mejor posicionamiento de la marca
- Darnos a conocer
- Etc.
La exigencia del consumidor, de los compradores, es cada vez mayor. Con tanta competencia en el mercado y tanta saturación, buscan cosas nuevas.
Y sobretodo experiencias nuevas. Precisamente de esto se trata un evento: ofrecer una experiencia.
Si pensamos en él como un lugar con una decoración espectacular y con buena comida y bebida, nos estaremos equivocando.
Está claro que una decoración impresionante, la comida y la bebida ayudan mucho, pero debe haber algo más que eso.
Para dar a conocer tu nuevo producto o servicio, quizá no es necesario un gran evento de presentación, sino con alguna acción puntual basta.
Será mucho más efectiva y rentable, que al final es lo que se busca también: rentabilidad.
Si se trata de un producto de consumo para el gran público, quizá merezca mucho más la pena reservar un pequeño corner dentro de un hipermercado, dar a probar algunas muestras y recoger las sensaciones de la gente.
Verás qué aceptación tiene y la intención de compra.
Si lo has analizado correctamente y sigues pensando que en tu caso lo mejor es organizar un evento, entonces aquí tienes algunas reflexiones.
Un Evento: ¿Para qué?
Ahora ya tienes claro que quieres realizar un evento. ¿Para qué? Para conseguir los objetivos que te has marcado.
Pero también para recoger datos. Sí, querido amig@. Los datos hoy en día son fundamentales. Y no me refiero sólo a los datos personales, no.
Me refiero a toda la información que puedas recoger. Datos de tus clientes y clientes potenciales: gustos, comportamiento, intereses, poder adquisitivo, etc.
Cuanto más sepas, mucho mejor. De esta manera conseguirás dar con la tecla para acercarte a ellos y conseguir ventas.
Ahora que ya sabes esto, hay que tener algunas cosas en cuenta.
- Un evento no sólo se organiza, se diseña.
Y es que ya lo dice nuestro lema: Diseñamos Eventos. Conseguimos emociones.
- El evento consta de tres partes: el pre-evento, el evento y el post-evento
Pre-evento
En esta fase es en la que se diseña el evento. Hay que definir:
- El presupuesto
- Temática
- Lugar
- Fecha
- A quién invitarás
- Objetivo
- Tipo
- Actividades
- Equipo
- Proveedores y el personal que trabajará en él
- Plan de Comunicación del Evento
- Un Timming
También tienes que pensar muy bien cómo lograrás el engagement de tu público, es decir, cómo los atraerás y lograrás que se queden.
Evento
Es el día D, o más bien el día E. Todo tiene que salir perfecto. Y, aunque generalmente pasamos muchos nervios, debemos disfrutar al máximo de este momento.
Es nuestro bebé. Lo hemos creado nosotros. Y merecemos saborearlo.
Post-evento
A menudo se comete el error de, una vez terminado el evento, olvidarnos de él. ERROR.
Para empezar hay que hacer una autoevaluación. Pensar en todas aquellas cosas que se han hecho bien, que se han hecho mal y aquello que podría mejorar.
Es básico agradecer a todos los participantes del evento su implicación. Y cuando digo todos, quiero decir TODOS. Desde los asistentes, proveedores y colaboradores, hasta las azafatas o el servicio de limpieza.
Todos son claves para que el evento sea un éxito y se desarrolle de la mejor manera posible. Es un trabajo en equipo y es imposible que uno sólo llegue a todo.
Sobretodo no perdamos de vista el objetivo del evento. Seguramente la idea sea conseguir más ventas o más seguidores de la marca.
Pues no dejemos que nuestros asistentes se olviden fácilmente de él. Cuelga material en las redes sociales, la web y el blog.
Interactúa con todos aquellos que vinieron, mantén el contacto de manera periódica (tampoco se trata de ser pesado) y prolonga su interés.
En conclusión
Como ves, antes de lanzarse, hay que construir los cimientos. Hay que plantearse muy bien el qué, el por qué y el para qué.
Una vez que tengas claro esto, se trata de seguir las pautas y ver qué es lo más adecuado para cada caso.
Esperamos que este post os haya ayudado a comprender por qué y para qué es necesario un evento, y que no siempre es la herramienta básica.
En Un Mundo de Eventos estaremos encantados de asesoraros, guiaros y, en caso de que lo requiráis, diseñar y organizar el evento perfecto para vuestro caso.
