¿Alguna vez has acudido a un evento y te has preguntado cómo han hecho para organizar una cita como esa, a la que acude tanta gente? En este artículo, quiero hablaros de cómo se lleva a cabo la organización de un evento de este tipo en el que se reúne a tanta gente. Así que, si te pica la curiosidad, quédate leyendo.
Como eventos de belleza podemos encontrar varios tipos. Los hay que son organizados por las marcas para lanzar sus propias líneas de productos o para presentar nuevas campañas, también los hay para celebraciones como cumpleaños o despedidas de soltera, incluso los organizados por las empresas para sus empleados. Sea cual sea el motivo de la organización de un evento de belleza, todos tienen puntos en común. Su organización.
Consejos para organizar un evento de belleza
Si en estos momentos, te ves inmersa en la organización de un evento de este tipo,probablemente necesites ayuda. Como siempre digo, este tipo de organizaciones requieren de mucho esfuerzo y preparación. Por lo que, no está de más dejarse ayudar y delegar algunos aspectos de los preparativos. Por ello, quiero aportar mi granito de arena y proporcionarte una serie de consejos, que serán de gran utilidad.
Fuente: Freepick
Como en todo evento, hay aspectos esenciales que tener en cuenta y que organizar, que además son comunes en todos los casos. Me refiero a tomar la decisión de:
- Dónde se llevará a cabo la celebración del evento de belleza.
- Establecer el número de invitados y participantes.
- Contactar con los profesionales que trabajarán durante el evento.
- Contactar con los proveedores de todo cuanto necesitemos durante el evento.
- Llevar a cabo la promoción del evento, antes, durante y después del mismo.
Para lo cual, necesitaremos los mejores servicios de marketing y
merchandising. - Establecer un timing en el que establecer previamente el tiempo de duración
del evento, y un planning con todo lo que hay que preparar para que no quede ningún fleco.
Bien, vayamos por partes. Lo primero de todo lo que hay que tener bien claro, es el presupuesto. En base a este estableceremos todo lo anterior y tendremos más o menos margen para la contratación de servicios.
Desarrollar un timing y un planning del evento
Estos dos puntos nos ayudarán a por un lado organizar el desarrollo del evento (timing), cuando recibimiento de los invitados, comienzo del evento, finalización del acto principal, comienzo del cátering…
Mientras que con el planning estableceremos la lista de tareas y asuntos necesarios para la organización del evento. En este punto (el primero de todos) se tratarán el aspecto de las contrataciones, invitaciones…
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Cómo escoger el lugar donde celebrar el evento de belleza
De esta decisión dependerán una serie de factores, pero sobre todo la adecuación del espacio al tipo de evento que quieres realizar. Necesitarás que el lugar cumpla con una serie de requisitos básicos que hagan posible su realización: que tenga capacidad, espacio y aforo suficiente para albergar a las personas que pretendes invitar, que cuente con wifi y equipos técnicos necesarios. También es importante pensar en la comodidad de los invitados, y para ello tener en cuenta cuestiones como los accesos.
Organizar el catering del evento de belleza
Este es un punto obligatorio que todo evento debe tener. No hay evento exitoso que se precie sin un catering a la finalización del mismo. El tipo de comida que se sirve en él dependerá del momento del día en el que tenga lugar el evento. No serviremos lo mismo por la mañana, por la tarde o por la noche. Como tampoco tendrá la misma duración.
Contratación de los proveedores y profesionales del evento de belleza
Para esto es importante contar siempre con buenos profesionales, de los servicios que contrates a otras empresas depende, en cierto modo, el éxito de tu evento. Si el equipo de sonido falla, si la comida no es de calidad, si los camareros no son amables o atentos con los invitados, si la iluminación no es la correcta, si los azafatos no realizan bien su trabajo, etc. todo esto hará que el evento de belleza no se todo lo efectivo que se pretendía.
Fuente: Freepick
Recomendaciones para promocionar el evento de belleza
Como decía antes, para que el evento tenga efectividad, es importante contar con buenos profesionales, y este punto no es menos. Una buena forma de dar promoción aun evento como este es por medios de las RR.SS. Por medio de este canal podremos anunciar su próxima celebración y generar curiosidad entre los usuarios para que se informen y registren en el evento. Cuando contemos con una lista cerrada de los invitados que acudirán es recomendable enviarles un recordatorio del evento, en el que incluir información básica e importante como el lugar, la hora (inicio y fin) y el cómo llegar. De esta forma, también, podemos aprovechar para conseguir confirmaciones al evento.
Durante el evento el evento de belleza, la promoción es igual de importante. Sin embargo para estos efectos utilizaremos otros recursos, como el merchandising relacionado con el mundo de la moda. Por ejemplo, unas bolsitas, mochilas o neceser en el que guardar productos de belleza que se muestren o utilicen durante el evento, también podemos aprovechar para incluir, toallas pequeñas o mini blogs de notas, bolígrafos… Todo este tipo de productos, los puedes encontrar en el catálogo de merchandising de Creapromoción.
Finalizado el evento de belleza, llega el momento de los agradecimientos por la asistencia. Por medio del envío de un correo electrónico, dar las gracias a los asistentes por participar en el eventos de belleza y desear un nuevo encuentro muy pronto.
Fuente: Freepick
Por último, algo fundamental para poder organizar un evento de belleza, o de cualquier otro tipo, es la propia organización de la persona encargada. De esto dependerá que el resto de asuntos funcionen con éxito y estén listos cuando llegue el momento de la verdad. Si la persona responsable de la organización tiene las prioridades alteradas y descentradas, probablemente el resto de asuntos tengan problemas de funcionamiento.
