Por fin, después de tanto esfuerzo y meses de quebraderos de cabeza, entre papeleos y trámites interminables, abres tu propio negocio.
Quieres inaugurarlo para que la gente del barrio lo conozca, además de tus amigos, familiares y algunos clientes potenciales, pero te encuentras sin ideas y casi sin presupuesto.
Tranquilo, desde Un Mundo de Eventos, vamos a darte algunos tips o consejos para que puedas organizar un evento de inauguración low cost.
Establece prioridades
Prepara una lista con todas las cosas que debes hacer y piensa cuánto tiempo y cuánto dinero has de dedicarle a cada una de ellas.
Ordénalas por importancia, es decir, la más importante arriba y la menos importante al final de la lista. De esta manera, si hay alguna cosa poco importante a la que no llegues, no pasa nada.
Antes de pensar en las tareas a realizar, establece los objetivos que quieres conseguir con la inauguración. Recordad: un evento profesional no se hace porque sí; siempre hay algún objetivo detrás: marketing, posicionamiento, incremento de las ventas, etc.
Objetivos
Qué es más importante ¿que los invitados se harten de comer y beber o que tus clientes potenciales conozcan tu negocio?
Estoy segura de que te decantas por la segunda opción.
¿Cuáles pueden ser esos objetivos?
- Atraer asistentes
- Dar a conocer tu marca y negocio
- Conseguir clientes potenciales
Digamos que éstos serían tus objetivos principales.
Pero no se trata sólo de establecerlos y ya está. Has de profundizar un poco más, detallando esos objetivos al máximo.
Por ejemplo: conseguir asistentes. No es lo mismo 1 asistente que 100. Piensa en cuál sería el número ideal y el número mínimo con el que te sentirías satisfecho.
Lo mismo con los clientes potenciales. Debes tener en cuenta que los objetivos han de ser realistas. Está claro que la idea es conseguir el mayor número posible, pero hay que fijarse una cantidad lógica para el primer día o primera semana de apertura de tu negocio.
Ya he definido los objetivos ¿cómo los consigo?
Para conseguir los objetivos que te has marcado, hay que establecer unas estrategias, y después, unas tareas o acciones para cumplir esas estrategias.
Sigamos con el ejemplo de atraer asistentes.
Más que una estrategia, la tarea principal que debes cumplir, es la de dar difusión a tu evento, es decir, que la gente sepa que la inauguración va a tener lugar.
Piensa sobretodo en el público al que va dirigido tu negocio:
- Cómo se comporta,
- Dónde busca la información
- Qué edad tiene
- Cuáles son sus gustos
- Etc.
Una vez definido, establece la mejor manera de llegar a ellos. Cuanto mejor definido tengas a tu público objetivo, mejor lograrás conectar con él.
En este caso puedes:
- Crear flyers y repartirlos por el barrio.
- Crear un evento en redes sociales
- Ir creando contenido en las redes para ir llamando la atención de los asistentes
Ideas interesantes para atraer asistentes:
- Dispón de unas buenas tarjetas de visita, donde se vea bien el nombre del negocio la dirección, los datos de contacto, y un pequeño plano, si es necesario.
El logo, el nombre y los colores dicen mucho del negocio. Es algo que debes pensar bien, ya que son tu tarjeta de visita. Busca un buen diseñador que entienda todo esto y pueda plasmarlo bien en tu tarjeta.
- Lo mismo para el flyer: que un buen diseñador te ayude a crear uno adecuado para tu caso
- Crea una página en Facebook de tu negocio (si va dirigido al cliente final) y crea un evento de inauguración. Invita a todos tus amigos y conocidos para que lo vean y lo compartan, especialmente con los clientes potenciales.
- Crea expectación: Lo ideal es que crees esto un mes antes aproximadamente de la inauguración y vayas publicando cosas cada pocos días, del tipo:
“preparando cosas para la inauguración”
“falta poco para el gran día”
- Ves desvelando algunas cosas, pero no todas. Deben haber sorpresas que los invitados sólo conocerán si asisten al evento.
Cosas a tener en cuenta
- Decoración: la decoración debe ir en consonancia con el tipo de negocio.
Si es un taller de coches, por ejemplo, flores, colores rosas y muebles vintage no tienen ningún sentido. Para este caso la decoración debe ser industrial.
Los colores, atrezzo y demás elementos deben estar muy relacionados con el negocio que inauguras.
La decoración es importante, pero no primordial. Si no dispones de presupuesto, simplemente coloca algunos elementos.
- Si cuentas con un presupuesto bajo, no te gastes mucho dinero en el catering.
Poniendo unos pocos canapés y un poco de bebida, ya quedarás bien. No estás ofreciendo una comida ni una cena, sino simplemente un tentempié.
También puedes hacer algo tú mismo. Si es posible, sé original y haz algo que tenga que ver con el local; por ejemplo, si es una tienda de ropa, haz algún canapé con forma de vestido.
Es mucho más importante que lo destines a las tarjetas, los flyers e, incluso si puedes, en poner en algún anuncio en un periódico o radio local.
Piensa que la mayor parte de la inversión debe dedicarse a la difusión del evento y a darte a conocer.
EL GRAN DÍA
Has de pensar que la gente que venga debe pasar un momento entretenido. No sólo se trata de comer y beber; debes crear y proponer actividades.
De esta manera, crearás una experiencia a tu público, que es lo más importante del evento: que lo recuerden, no sólo por la comida, sino como algo original y diferente.
- Crea un photocall para que los asistentes se hagan fotos y las cuelguen en las redes sociales.
Si dispones de presupuesto, puedes contratar a alguna empresa para que te haga un photbooth, es decir, un espacio donde hacerse fotos. Si no, siempre puedes crearlo tú mismo y que la gente se haga fotos con sus móviles o cámaras.
Puedes hacer tú mismo el atrezzo con cartones, marcos selfie, …. La creatividad es infinita.
- Haz un mural en la pared o en algún lugar que no moleste, y anima a que la gente cuelgue o pegue las fotos que se vaya haciendo. Está muy de moda poner unas cuerdas y colgarlas con pinzas, pero también se pueden pegar simplemente con pegamento.
También puedes alquilar una cámara polaroid. Suelen estar muy bien de precio.
- Realiza algún sorteo entre los asistentes
- Si tienes espacio para ello, crea un rincón especial para los niños. Estarán entretenidos y lo agradecerás. Tanto tú como los invitados.
- Pon un libro de firmas para que tus invitados te dejen un recuerdo y ánimos para seguir adelante.
- Prepara una oferta que dure un máximo de un par de semanas para conseguir los primeros clientes.
Por ejemplo: un 10 % si compran antes del “día X”
También puedes crear unos cupones y repartirlos. Si alguien viene con alguno de esos cupones o códigos, se beneficiará de la oferta
Resumiendo: cheking list
Ésta podría ser la checking list para ir marcando las tareas según las vayas terminando:
- Establecer objetivos medibles, cuantificables y realistas del evento
- Establecer un presupuesto máximo para toda la inauguración (Hacer un presupuesto máximo por partida puede ser útil)
- Tareas de difusión del evento
- Actividades en la inauguración
- Catering
- Decoración
Espero que todos estos consejos os hayan dado algunas ideas para vuestro evento de inauguración.
En Un Mundo de Eventos, estaremos encantados de crear una gran experiencia para vosotros y vuestros asistentes, ayudándoos a conseguir los objetivos marcados y por un presupuesto menor del que os imagináis.
¿Empezamos?
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